宴会・バンケット部門研修：宴会パーティの成功のカギを握るチームワークと事前準備
ホテルの宴会・バンケット部門において、お客様の大切な時間を演出する宴会サービスは、ホスピタリティの真髄が問われる重要な業務です。
当社では、宴会の企画から当日のサービス、そして後片付けに至るまでの一連のプロセスを網羅した「宴会サービス研修」を提供しています。
今回は、研修内容の一部をご紹介し、宴会サービスの基本と成功のポイントについてお伝えします。
宴会サービスの本質を理解する
宴会サービスとは、主催者とホテル側が宴会予約という契約によって決定した内容に従って、開催当日に提供するすべてのサービスを意味します。多くの宴会はリハーサルなく当日を迎えるため、お客様のイメージ通り、あるいはそれ以上の成果を実現することが求められます。
主催者や幹事の方々は、開催までに多くの時間と労力を費やし、大勢のゲストを招いて短時間に高額な料金を支払われます。その為、宴会の成功は必須条件です。
ホテル側もこの点を十分に理解し、万全のサービス体制でお客様をお迎えすることが大きな責務なのです。
宴会サービス担当者が心得るべき6つのポイント
- 「一期一会」の精神で臨む
宴会はやり直しができません。この点を常に意識し、一度きりのチャンスを最大限に活かすことが重要です。 - 入念な事前準備が成功の鍵
宴会の成功は準備の質に大きく左右されます。宴会受付書の内容を事前に把握し、当日を迎えましょう。 - 料理とサービスの質にこだわる
お客様は美味しい料理や飲み物を期待されています。熱いものは熱く、冷たいものは冷たく、適切なタイミングでサービスを提供しましょう。 - チームワークを大切にする
宴会サービスはチームプレーです。キャプテンやヘッドウェイターの合図に合わせ、会場全体が調和のとれた雰囲気を醸し出すよう心がけましょう。 - 清潔感と身だしなみに気を配る
お客様の口にする料理や飲み物をサービスする立場として、清潔な身だしなみは必須です。決して不快な印象を与えないよう注意しましょう。 - 臨機応変な対応力を磨く
プログラム通りに進行することが理想ですが、突発的な出来事が発生する事も度々ございます。
その様な時こそ、冷静にお客様の立場に立って臨機応変に対応する柔軟性が求められます。
宴会サービスの流れ：事前準備から当日、そして終了後まで
宴会前の準備
宴会を成功させるためには、周到な事前準備が不可欠です。
具体的には以下の項目に注意して準備を進めます。
宴会受付書の確認
- 宴会の種類、目的、形式
- メニュー内容とサービス方法
- 進行プログラム
- 顧客情報
会場の設営準備
- 空調管理: 季節、天候、時間帯、列席者数を考慮した快適な温度設定
- 照明設備: 清掃、点灯チェック、調光テスト、スポットライトの確認
- 音響設備: マイク、スピーカーの機能チェック、音量調整
食器、リネン類、装飾品の準備
- 食器類: 皿、銀器、グラス、その他必要な備品の清掃と点検
- リネン類: テーブルクロス、ナプキンの準備と状態確認
- 装飾: 宴会の種類に合わせた装飾の準備と設営計画
宴会当日の準備
スタッフミーティング 開催前に関係各部署のスタッフが集まり、最終確認を行います。
- 宴会内容の確認
- 役割分担の明確化
- 身だしなみチェック
会場設営とテーブルセッティング
- プランに沿ったテーブル・椅子の配置
- 照明、音響、装飾の設置
- テーブルクロス、食器、シルバー類、グラス、ナプキンの配置
宴会開始から終了まで
出迎えからサービス、進行管理まで
- 笑顔での出迎えと席案内
- 料理と飲み物の提供
- 進行状況の把握と必要に応じた調整
見送りと会計
- 心のこもった見送り
- 円滑な会計業務
宴会終了後
後片付けから次の準備まで
- テーブルの整理と忘れ物チェック
- 食器や備品の片付け
- リネン類の回収
- 会場の清掃と次の宴会への準備
宴会サービスの具体的なノウハウ
多様なテーブルプラン
- スクール式、シアター式、ロの字形、島型、対面式、正餐式、立食など、目的に合わせた配置
テーブルセッティングの基本
- メニューとサービス方法に合わせた食器、シルバー類、グラス類、ナプキンの配置
サービス技術と顧客対応
- 料理や飲み物の提供方法
- 什器備品の適切な取り扱い
- お客様への心配りと対応
付随サービス
- クロークや配車サービス
- VIP対応
苦情処理のノウハウ
- 苦情への迅速かつ適切な対応
- 記録と報告、再発防止策
実践的な研修プログラム
当社では、座学だけでなく実地研修や実態調査（オペレーションチェック）も随時受け付けております。現場での実践を通じて、理論と実務の両面からスキルアップをサポートいたします。
ホテルの宴会サービスは、お客様の大切な思い出づくりに直接関わる重要な仕事です。一期一会の精神で、チームワークを大切に、常にお客様の立場に立ったサービスを心がけることが、真のホスピタリティにつながります。
宴会サービス研修についての詳細やお問い合わせは、下記までお気軽にご連絡ください。
