ホテルの業務効率化に向けた システム化 DX化サポート｜コンサル事例集2
人手不足に対応したい。 生産性を上げたい。 業務効率化したい。
それらの実現をする為に新たな業務システムの導入や最新のシステムへ入れ替えをしたが・・・・
上手く機能しない！使いこなせない！
その時ホテルでは何が起きていたか？
料飲（レストラン）部門
POS・OES（Order Entry System）の機器を設置。 しかし、スタッフの退職者続き、派遣スタッフで何とか運営できているが、
派遣スタッフに教える時間が取れず、マニュアルも整備されていない。
マニュアル管理システムを紹介したが、そもそもマニュアルを作成する時間が取れないのが現状。
OES（＋レストランサービス）のマニュアル化が進まない
宿泊・売店部門
新システムのデモ機を設置し、予約、フロント、経理より担当者を選出し導入整備を進める。
しかし、予約スタッフの業務が忙しくデモ機にほとんど触れられていない。
現状のままでは予約スタッフが新しいシステムに触れる時間が取れない。
システム移行時には新システムへの既存予約の入力業務も重なり、予定通りの新システム稼働はかなり厳しい状況。
新システムに応じた効率的なオペレーションの構築が不可欠だが、予約・宿泊ともにこれまでのやり方を続けたい。
その為、帳票なども現状のものに合わせてカスタマイズしたい。
そこで、新システムによって生産性の高いやり方に根本を変えていくという発想が必要である。
ここで発送転換をしないと新システム導入の成果は得られない。
新システム導入プロジェクトチーム
当初は新システム導入のプロジェクトチームリーダーを中心に推進。
しかし、徐々に料飲部門の人員不足により、チームリーダーがヘルプとして現場対応に借り出される。
その結果、料飲部門の立て直し業務負担が増し、新システム導入が進まない。
課題解決に向けた提案
組織改革・プロジェクトチームの強化
１、チームリーダーの権限強化。社内横断的に指示命令が出来るポジションを与えるように指示しました。
２、プロジェクトチームにてオペレーションとマニュアルの整備に取り組みました。
社内情報共有の仕組み改善
バラバラな連絡ツールを一つにまとめました。
マニュアル管理システムでは、マニュアル作成だけでなく社内情報の共有ツールとしても活用し、各種社内手続きなど効率化しました。
レストランのバックヤード業務改善
洗い場業務の委託先にスチュワード業務も委託することで、問題解決。
洗い物を終えて収納・管理までを業務委託することで、バックヤードの整理整頓と業務効率化を実現。
委託先との契約内容・料金体系の確認した上で、無駄な部分を削って、スチュワード業務を追加し業務最適化を図りました。
これらは業務改善プロジェクトチームに権限を委譲し改善に着手することにより実現しました。
レストランの清掃について
ゆとりが生まれたことにより、日常では着手できないパントリーの特別清掃・バックヤードの不用品廃棄・床の特別清掃などを、計画的に実施できるように改善されました。
年に１～２回程度だった床の特別清掃を月に一度に増やすことも実現しました。
これらにより、生産性や働きやすさは大幅に改善され、新システムの導入も無事完了しました。
しかし、まだまだ課題は山積しています。
次はシステム運用の課題解決が必要と思われます。
このようにシステムやアプリを導入するだけではなく、上手に使いこなし定着（文化）化させることも大切です。
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